Imaginea profesională a documentelor

CAD/CAM/CAE/PDM/PLM/ERP

de Mihai Dinca

Imaginea profesională a documentelor

Care este formatul potrivit pentru documentele trimise în afara companiei şi pentru prezentările oficiale puse la dispoziţia partenerilor sau a clienţilor? Le lăsăm vulnerabile în formate editabile sau le oferim o imagine profesională, transformându-le în Adobe Portable Document Format (PDF)?

Scriem documentele folosind programul Word, din suitaMicrosoft Office, pentru uşurinţa şi rapiditatea cu care modificăm informaţiile din cadrul lor. Este recomandat să facem această alegere, din moment ce documentele circulă în interiorul companiei la angajaţi diferiţi pentru a obţine cea mai bună variantă finală.

Trebuie să le oferim persoanelor implicate în procesul de creare a documentului posibilitatea de a-l complete imediat. Dar în exteriorul companiei cum asigurăm o imagine profesională documentelor, oferindu-le importanţa cuvenită? Şi, cel mai important, cum putem fi siguri că variantele oficiale nu vor fi modificate fără aprobarea noastră?

 

De ce să transformăm documentele oficiale în format PDF?

 

1. Se îmbunătăţeşte imaginea documentelor oficiale

Aspectul documentelor oficiale este extrem de important, documentele putând să îşi piardă din înţeles şi valoare dacă aspectul este unul neîngrijit şi diferit faţă de original. Utilizând soluţiile propuse, documentele vor avea un aspect formal şi vor arăta exact ca originalul atunci când sunt vizualizate online sau printate.

 

2. Se asigură integritatea documentelor

Soluţiile prin care putem scrie documente în format PDF conţin funcţii care să controleze editarea sau printarea şi opţiuni de autentificare pentru a asigura validitatea utilizatorului şi a păstra integritatea documentelor companiei.

 

3. Uşurinţă în arhivarea şi păstrarea pe termen lung a documentelor

Documentele în format PDF pot fi uşor arhivate fără a fi nevoie de spaţiu fizic de depozitare utilizat inutil şi pot fi păstrate atâta timp cât este nevoie eliminând riscul deteriorării şi reducând riscul pierderii lor.

 

Care sunt soluţiile ?

Print2Pdf este o soluţie atât pentru companiile în curs de dezvoltare, oferind o variantă gratuită, cât şi pentru marile corporaţii, pentru care pune la dispoziţie o soluţie completă contra cost. Print2Pdf permite crearea documentelor electronice sigure şi profesionale fără să fie nevoie de un efort suplimentar mai ales datorită interfeţei prietenoase cu utilizatorul. Print2pdf poate crea un document în format PDF utilizând orice aplicaţie prin care se poate printa şi este o aplicaţie compatibilă cu standardele Adobe PDF, care oferă flexibilitate în lucrul cu documentele. În plus, pentru a putea beneficia de documente cu securitate sporită, cu ajutorul Print2pdf se pot cripta documentele folosite pentru a da permisiuni de citire doar persoanelor de încredere. De aseamenea, puteţi îmbina informaţii din mai multe surse cum ar fi e-mail, Microsoft Word, AutoCAD pentru a crea şi distribui un singur document în format PDF la care poate avea acces oricine. Varianta contra cost care pleacă de la 200 € pentru 5 utilizatori oferă în plus posibilitatea de a controla modul în care angajaţii dumneavoastră creează documentele oficiale prin impunerea unor reguli în acest sens.

Soluţia CutePDF are de asemenea o variant gratuită şi una contra cost. În timp ce varianta gratuită permite crearea de documente în format PDF fără a putea fi însă securizate, cea contra cost (49.95 $) oferă toate facilităţile de integritate şi securitate a documentelor electronice având în plus un tool foarte util de reducere a dimensiunilor documentelor pentru a ocupa mai puţin spaţiu de stocare şi pentru a fi mai uşor de trimis prin e-mail.

O altă alternativă pentru a da un aspect professional documentelor oficiale este Free PDF Printer care funcţionează ca o imprimantă virtuală permiţând astfel scrierea documentelor profesionale în format PDF din orice editor de texte şi imagini din Windows. Aplicaţia poate fi descărcată gratuit de pe site-ul www.bullzip.com pentru a fi utilizată de până la 10 utilizatori, iar pentru companiile mari este necesar un upgrade, costurile fiind calculate în funcţie de numărul de utilizatori.

Pentru companiile în care documentele oficiale conţin şi schiţe create în programe profesionale dedicate, Autodesk DWG Trueview este soluţia recomandată pentru vizualizarea şi exportarea lor în format PDF. Aplicaţia permite lucrul cu schiţe create cu programe asemănătoare AutoCad, oferind posibilitatea de schimbare de cadru, zoom, stabilirea diferitelor tipuri de umbre, rotire.

Alte soluţii recomandate pentru crearea documentelor oficiale în format electronic sunt: Adobe – PageMaker (499$), PDFCreator (gratuit) sau PrimoPDF.

Concluzii

Imaginea documentelor oficiale are un impact important asupra modului în care partenerii de afaceri şi clienţii percep o companie. Este eficientă salvarea în format .doc cât timp se lucrează la ele, dar odată ajunse la o formă finală, recomandarea este să fie transformate în documente cu extensia .pdf. Astfel se reduce şi riscul ca persoane din exteriorul companiei să modifice informaţiile prezentate în documente fără acordul dumneavoastră.


Mihai Dincă Specialist IT în cadrul companei Class IT Outsourcing



Accept cookie

Acest site web utilizează module cookie în scopuri funcţionale, de confort şi statistică.

Dacă sunteţi de acord cu această utilizare a modulelor cookie, faceţi clic pe "Da, sunt de acord". Termeni si conditii

Nu sunt de acord Accept doar cookie functional Da, sunt de acord