Ce trebuie să ştim/să facem la IMPLEMENTAREA investiţiei?

Gradul de absorbţie al fondurilor nerambursabile este un subiect frecvent invocate în această perioadă, cu atât mai mult cu cât până la finele anului 2012, România trebuie să cheltuiască circa 18 miliarde de Euro, pentru a evita pierderea lor. Valoarea fondurilor europene ce ar trebui accesate de România până în Decembrie 2012 (inclusiv) reprezintă circa 15% din Produsul Intern Brut al României pe un an (considerând 2010 an de referinţă1) şi este de 7 ori mai mare decât valoarea investiţiilor străine directe din România (considerând de asemenea 2010 an de referinţă2).

Etapele de parcurs în vederea accesării de fonduri nerambursabile sunt următoarele:

Identificare idee de proiect (investiţie):

Părţi implicate: Beneficiar;
Buget timp: 1 – 24 ore;
Livrabil: 1 pag descriere succintă idee proiect.

Dezvoltare/documentare idee de proiect:

Părţi implicate: Beneficiar;
Buget timp: 40 – 60 ore;
Livrabil: draft studio fezabilitate de uz intern.

Identificare posibilităţi de finanţare:

Părţi implicate: Beneficiar, Consultant, Instituţie Bancară;
Buget timp: 40 – 60 ore;
Livrabil: raport surse de finanţare disponibile, corelat cu condiţii.

Luare de cizie ref. in vestiţie şi mod finanţare:

Părţi implicate: Beneficiar;
Buget timp: 1 – 24 ore;
Livrabil: decizie internă referitor la investiţii şi mod finanţare.

Pregătire şi depunere dosar de finanţare:

Părţi implicate: Beneficiar, Consultant, Organism Intermediar;
Buget timp: 300 – 2.000 ore.
Livrabil: dosar finanţare corespunzător apel proiect linie finanţare vizată, dovada depunere documentaţie.

Evaluare şi selecţie dosar de finanţare:

Părţi implicate: Reprezentaţi Fonduri Nerambursabile, Beneficiar, Consultant;
Buget timp: 30 – 60 ore;
Livrabil: scrisoare (ne)propunere proiect spre finanţare şi buget aprobat.

Implementare investiţie:

Părţi implicate: Beneficiar, Consultant, Autoritate Management;
Buget timp: 100 – 4.000 ore;
Livrabil: raport final implementare, confirmare atingere indicatori de realizat.

Monitorizare post-implementare investiţie:

Părţi implicate: Beneficiar, Consultant, Autoritate Management;
Buget timp: 100 – 250 ore;
Livrabil: rapoarte anuale de monitorizare, confirmare atingere indicatori de rezultat.

Vă propunem în acest articol să tratăm etapa „7. Implementare investiţie”, având în vedere că pe parcursul anului 2011 au fost anunţate rezultatele etapei „6. Evaluare şi selecţie dosar de finanţare” pe mai multe linii de finanţare şi este de aşteptat ca numărul proiectelor aflate în implementare în perioada următoare să crească exponenţial.

Implementarea este etapa la sfârşitul căreia investiţia dumneavoastră va fi pusă în funcţiune şi veţi vedea cât reuşiţi să decontaţi cu adevărat din co-finanţarea contractată.

Este o etapă ce presupune competenţe specific (project management, achiziţii publice, legislaţie referitor la instrumentele structurale, comunicare cu autorităţile, etc) şi multă experienţă relevantă.

Apar multe activităţi noi (sau făcute diferit) comparative cu proiectele investiţionale finanţate prin surse proprii: achiziţii publice, comunicări cu termene scurte (3-5 zile), respectare grafice/termene, realizarea activităţilor şi indicatorilor asumaţi, raportarea stadiului proiectului către autorităţi, realizarea de cereri de rambursare, monitorizarea permanentă a riscurilor etc.

Concret, implementarea este etapa în care:

Veţi parcurge activităţile specificate în dosarul de finanţare (conform graficului de execuţie);
Veţi efectua cheltuielile conform bugetului prezentat în dosarul de finanţare şi le veţi deconta ulterior pe cele eligibile;
Veţi raporta periodic privind evoluţia proiectului – raportarea va face referinţă în permanenţă la graficul de execuţie al investiţiei;
Veţi atinge indicatorii de realizat asumaţi prin proiect (număr de echipamente achiziţionate, servicii de consultanţă contractate, locuri de muncă nou create, personal instruit, etc).

Pentru această etapă este recomandat să contractaţi servicii de asistenţă pe perioada implementării, de la o firmă de consultanţă de specialitate. La momentul actual, principalele categorii puse la dispoziţia publicului de firmele de consultanţă profesioniste sunt:

a. PRELUCRAREA managementului de proiect/implementării de către Consultant

Consultantul preia responsabilitateaimplementării;
Tipul de colaborare cel mai complet/acoperitor pentru client.

b. Acordarea de ASISTENŢĂ în implementarea proiectului

Consultantul are un mandate limitat;
Responsabilitatea implementării revine clientului;
Rolul consultantului este de ,,plasă de siguranţă”

c. Acordarea de consultanţă sub formă de INTERVENŢII PUNCTUALE/ocazionale

Consultantul intervine doar atunci când este solicitat în chestiuni punctuale associate implementării.

Este important pentru dvs sa alegeţi între cele 3 categorii principale de produse pentru asistenţă în implementarea proiectului, în funcţie de:

Complexitatea proiectului;
Competenţele şi experienţa echipei de implementare de care dispuneţi intern;
Care sunt riscurile asociate proiectului, probabilitatea de apariţie a acestora şi impactul în caz de apariţie;
Bugetul de care dispuneţi pentru consultanţa cu implementarea.

Vă prezentăm în continuare exemple de riscuri associate unui management de proiect deficitar al proiectelor co-finanţate prin fonduri nerambursabile:

Întârzierea încasării co-finanţării din partea organismelor abilitate, ca rezultat al depunerii unor documentaţii de decontare incomplete / incorecte;
Încasarea parţială sau chiar neîncasarea sumelor contractate pentru co-finanţarea proiectului;
Blocarea de resurse financiare ale societăţii pe termen scurt / mediu / lung;
Derularea prin forţe proprii a unei investiţii ce era rentabilă pentru societate doar în condiţiile obţinerii de co-finanţare nerambursabilă - constatarea neregulilor în implementare şi deciziile de diminuare parţială sau chiar anulare a co-finanţării nerambursabile au loc după ce solicitantul a efectuat deja cheltuiala.
Crearea unor precedente negative asupra societăţii şi / sau reprezentantului legal al acesteia: imagine negativă în raport cu principalii stakeholderi, scădere rating în raport cu potenţialii acţionari / investitorii/ finanţatori ai societăţii, creşterea dificultăţii până la ajungerea în imposibilitate de a accesa ulterior finanţări nerambursabile (europene sau de la bugetul de stat);
Creşterea costului cu finanţarea : fie pentru împrumuturile atrase pe termen scurt (sub 1 an) pentru a asigura sustenabilitatea investiţiei aferent încasărilor întârziate comparativ cu proiecţia fluxului de numerar, fie pentru împrumuturile atrase pe termen lung (peste 1 an) pentru a suporta modificările bugetare (ex: diminuarea valorii asistenţei financiare nerambursabile).

Specialiştii COMPASS vă recomandă pentru prevenţia acestor riscuri şi derularea în bune condiţiia implementării o comunicare profesionistă cu toate părţile implicate, dublate de un foarte bun management de proiect.