Cum se pot găsi resurse de finațare chiar în organizație

Info Financiar

de Stefania Luca , Luiza Coneac

Cum se pot găsi resurse de finațare chiar în organizație

Obişnuiam prezentăm în această secţiune noutăţi şi sfaturi utile pentru identificarea de oportunităţi de finanţare pentru investiţiile companiilor. Şi cum cele mai căutate surse de finanţare erau (şi sunt) fondurile europene, am încercat să acoperim o multitudine de programe dedicate companiilor din România. Toate acestea au fost prezentate în numerele anterioare ale revistei. 

Pe lângă acestea, ne-am propus să aducem un element de noutate, surse alternative de bani necesari pentru finanţarea investiţiilor. Surse care nu depind de finanțări externe, nici de un grafic de rambursare, ci de decizii interne ale organizației și de un minim de consecvență în aplicarea lor. 

Un loc în care cu siguranță se pot găsi resurse financiare pentru companie este... chiar compania. Cum se pot găsi resurse financiare? Fie prin acțiuni care să conducă la creșterea veniturilor, fie prin acțiuni care să conducă la reducerea costurilor. 

Dacă aspectele de creștere a veniturilor depind de contextul economic, reducerea costurilor depinde doar de organizația care le dorește. Cele mai superficiale (și din păcate, larg răspândite) mesaje despre reducerea costurilor se referă la acțiuni care afectează în mod negativ angajații: micșorări de salarii, reduceri de personal sau tăieri ale unor beneficii pentru angajați (ex: asigurări de sănătate, tichete de masă, prime de concediu etc). 

Dar nu este singura cale. În fapt, reducerea costurilor poate rezulta, mult mai simplu și cu impact pozitiv sustenabil din optimizări ale propriilor procese operaționale. Cu alte cuvinte, identificarea și implementarea acelor îmbunătățiri care să crească eficiența proceselor și care să micșorezecosturile operaționale prin utilizarea la maximum a resurselor de care dispun.

În felul acesta ar putea fi reduse considerabil sau chiar eliminate situațiile în care se scurg bani și/sau se pierd oportunități. 

Ce se poate face ?

O eroare frecvent întâlnită în piață este încercarea de a aplica aceeași rețetă pe care a utilizat-o, eventual, concurentul pentru a-și reduce cheltuielile, fără a analiza dacă aceasta este într-adevăr potrivită și pentru organizația curentă. Iar acest lucru de multe ori duce la eșec. De ce? Pentru că nu există o rețetă unică, o regulă generală referitoare la modul de a gestiona costurile. În fapt fiecare companie are propriile sale particularități, iar zonele în care se pot face economii trebuie identificate doar pe baza observării și înțelegerii propriilor procese operaționale. 

În concluzie, fiecare organizație trebuie să găsească propriul mod de a rezolva lucrurile, adoptând soluțiile adecvate lor. Cu alte cuvinte, este important ,,cum" se taie, nu doar ,,cât" trebuie tăiat. 

Așadar, o primă etapă – fără de care nu se poate realiza o reducere sustenabilă a cheltuielilor prin îmbunătățirea proceselor – este identificarea locurilor în care se pierd bani în organizație. Câteva exemple, extrase din experiența avută de-a lungul a 20 de ani de experiență și peste 500 de misiuni de consultanță în companii românești, sunt redate în continuare:

 

În activitatea de vânzări:

  1. Nu se împărtășesc informații între vânzătorii pe zone/produse diferite– ceea ce conduce la multiplicarea timpilor de vânzare, abordarea de la zero a unor clienți despre care alți colegi știu deja detalii (nevoi identificate, ce se face/ce nu se face în raport cu clientul etc).
  2. Sistemul de măsurare a eficienței vânzărilor:nu există sau nu e corelat cu realitatea– ceea ce conduce la pierderi considerabile în cel puțin două moduri: bonusarea unor vânzători slabi, care pot face vânzări numeroase, dar păguboase (ca marjă adusă), nemulțumiri produse în rândul echipelor de vânzare, care pot conduce la demotivarea și pierderea celor mai buni oameni de vânzări.
  3. Activitatea de vânzări nu e cuantificată: număr de vizite, stadiu per client, indicatori specifici sau indicatorii nu sunt corelați cu realitatea – ceea ce conduce la imposibilitatea implementării unui sistem real de măsurare a eficienței vânzărilor.
  4. Coordonarea echipei de vânzări se face  defectuos: nu există întâlniri periodice, nu se discută toate subiectele relevante (ex: nevoi, propuneri de îmbunătățire), nu se dă feedback constructiv / pozitiv. În timp, acest lucru poate duce la demotivarea și pierderea celor mai buni oameni.
  5. Nu există ,,bune practici’’(pentru toate etapele vânzării, pentru oferte și anexe) , ,,listă obiecții frecvente și modul de tratare a lor’’- ceea ce înseamnă că fiecare vânzător își construiește propriul sistem - cu aproape fiecare nouă vânzare ,,se reinventează roata’’, pierzându- se astfel timp și oportunități.

 

În activitatea/departamentul de marketing:

  1. Nu există o corelare sinergică cu funcția de vânzări– ceea ce face ca materialele și campaniile de marketing/promovare să fie ineficiente (pentru că o cunoaștere a situației reale și a nevoilor din piață o are – cel mai bine – departamentul de vânzări).
  2. Deciziile de marketing/PR se iau pe baza percepțiilor, nu pe date– ceea ce conduce la campanii (și deci cheltuieli asociate) de marketing/promovare netargetate corect.
  3. Nu se monitorizează piața (preferințe, ritm de creștere) și tendințele consumatorilor– una din consecințe fiind că serviciile / produsele sunt oferite în contratimp (prea devreme sau prea târziu) față de preferințe, nevoi și tendințe ale pieței.
  4. Nu se folosește eficient canalul de promovare online(newsletter, social media, parteneriate, presă online, bannere etc) – rezultă din nou campanii ineficiente de promovare care nu ating publicul țintă vizat și implicit nu conduc la creșteri ale vânzărilor.
  5. Nu există proceduri, best practice, indicatori de măsurare a performanței(rezultate ale activităților/campaniilor de marketing) sau nu sunt adecvați / nu se folosesc eficient.

 

În departamentul financiar:

  1. Se pierd bani din comisioane, curs valutarpentru că nu le urmărește nimeni
  2. Plățile se fac haotic, în funcție de disponibilul din cont, fără analiza impactului
  3. Nu se lucrează cu bugete
  4. Nu există Cash Flowanual previzionat și realizat
  5. Nu sunt definite centre de cost sau de profit, însemnând că nu se poate calcula / ști profitabilitatea per angajat, regiune, produs etc.

Și ceea ce nu poate fi cuantificat, nu poate fi măsurat. Iar dacă nu poate fi măsurat, dacă nu se cunoaște impactul produs, atunci întregul management al afacerii este haotic, rămânând strict antreprenorial.

 

În cazul departamentului de Resurse Umane:

  1. Costuri de inserție a noilor angajați ,,on the job’’ ridicate, pentru că nu există procedură de inserție sau nu sunt alocate persoane potrivite/implicate care să monitorizeze parcurgerea procedurii de inserție și să ofere sprijin pentru integrarea noilor angajați.
  2. Nu există un sistem de măsurare a performanțelor sau este insuficient/inadecvat. În unele situații, după cheltuirea banilor pentru realizarea de sisteme de măsurare a performanțelor, nu se și implementează. Acesta rămâne într-un sertar, fără a fi utilizat. Ori, dacă nu există criterii clare de evaluare a performanțelor, riscul de a face evaluări subiective  – care conduc la demotivarea angajaților și la rotații prea mari de personal – este foarte mare.
  3. Nu există Intranet ca mediu de învățare rapidă și stocare know-how. Astfel, în multe companii, există riscul ca odată cu plecarea unei persoane cheie să dispară toate informațiile valoroase (inclusiv metodologii, mod de lucru)pe care această persoană le-a dezvoltat, pe timpul și banii companiei
  4. Fluctuație ridicată de personal– aduce cheltuieli suplimentare de recrutare, la care se adaugă costul de oportunitate (activități mai valoroase pe care recrutorul le-ar fi putut face, în timpul repetatelor procese de recrutare) și nerecuperarea integrală a costurilor cu persoanele care au plecat ( rentabilitatea investiției în personal este subunitară)
  5. Nu se știe și nu se poate evalua gradul de încărcare al angajaților– fără aceste informații, există riscul ca unele persoane să fie supraîncărcate, având consecințe de scăderea calității lucrărilor, oboseală, demotivare, superficialitate, sau – la polul opus – încurajarea persoanelor care ,,mimează munca”.

 

În administrativ:

  1. Nu există o disciplină a gestionării fișierelor/dosarelor=>se pot pierde informații sau timp, cu consecințe de la grave la foarte grave
  2. Nu există proceduri de lucru / „best practice– fiecare angajat va avea propriul său mod de lucru, dintre care unele mai puțin rentabile, costisitoare, cu riscuri. Nu se poate face prevenție – greșelile se corectează după comiterea lor și asta poate conduce la costuri suplimentare
  3. Nu există o evidență a celor mai frecvent utilizați furnizori– astfel, compania poate pierde bani din acceptarea unor oferte mai mari decât altele, se pierd discount-uri de fidelitate, se consumă timp cu căutarea furnizorilor de câte ori este necesar, nu se pot grupa achizițiile și astfel se pierd posibile discount-uri de volum
  4. Nu există o analiză a costurilor administrative, urmată de propuneri de îmbunătățire(ex: telefoane, abonamente), consecința fiind că se păstrează abonamente dezavantajoase, se pierd discount-uri de fidelitate,  se păstrează servicii de care nu mai este nevoie, sau care pot fi restrânse
  5. Activitatea împărțită ineficient în mai multe sedii/etaje/birouri– pe lângă costurile directe (chirie), se consumă timp cu deplasări (cumulat, la nivelul unei luni, se poate obține cel puțin 1 oră)

 

În achiziții:

  1. Nu există,,bune practici’’(pentru toate etapele achizițiilor, pentru contracte și plăți) , ,,lista argumente +tratare’’: dacă fiecare cumpărător își construiește propriul sistem, se pot pierde timp și oportunități atunci când cumpărătorii  se schimbă, și nici nu se pot măsura progresele reale de la perioadă la perioadă
  2. Nu există instrumente de evaluare comparativă a furnizorilor– acest fapt duce la acceptarea unor furnizori competitivi ca preț, dar necompetitivi pe alte criterii (termen de  livrare, experiență, certificări etc), iar în unele cazuri crește dependența de un anume furnizor, acesta  având o putere de negociere mai mare deoarece nu este pus în concurență cu alții
  3. Nu există un buget de achiziții centralizat, iar achizițiile se fac haotic.Neplanificarea cererii anuale duce la creșterea costurilor, lipsa puterii de negociere, un nivel inadecvat al stocurilor, pierderea unor reduceri datorate volumelor de achiziții de la același furnizor
  4.  Nu se practică solicitarea periodică de reduceri:în momentul în care condițiile sau dinamica pieței suferă modificări, se pot face reevaluări ale contractelor existente pentru a identifica potențialele căi de economisire sau alte beneficii dintr-o posibilă renegociere.
  5.  Ambiguitatea cererilor - de exemplu: lipsa specificațiilor clare duce la neînțelegeri și comenzi greșite de produse;

 

Un lucru este întotdeauna valabil, nu numai pe perioada de criză: eficientizarea costurilor este o politică pe care orice manager ar trebui sa o aplice. Companiile de succes au dezvoltat un proces continuu de îmbunătățire a costurilor, pus în aplicare la nivelul întregii organizații. Când toți membrii organizației înțeleg importanța aderării la o astfel de politică a costurilor, eficientizarea costurilor devine o acțiune naturală pentru angajați, cu impact major asupra finanțelor companiei. 

Astfel, din doar câteva optimizări se pot obține bani care ulterior să fie reinvestiți sau utilizați pentru a depăși cu bine perioadele de criză. Există cazuri în care simpla schimbare a modului de derulare a unei ședințe a adus câștiguri (reduceri de costuri) de 30 euro pe lună. Sau investiția de timp în dezvoltarea unui sistem intern de evidență a clienților a permis fructificarea unor oportunități care înainte erau pierdute odată cu plecarea agentului responsabil cu acel client. 

Lista poate continua. Alegerile sunt – ca întotdeauna – în „buzunarul” fiecărei organizații.


Luiza Coneac și Ștefania Luca sunt Consultanți, Compass Consulting



Accept cookie

Acest site web utilizează module cookie în scopuri funcţionale, de confort şi statistică.

Dacă sunteţi de acord cu această utilizare a modulelor cookie, faceţi clic pe "Da, sunt de acord". Termeni si conditii

Nu sunt de acord Accept doar cookie functional Da, sunt de acord