Gestiunea complexităţii în deciziile de schimbare

Management & Calitate

de Laurentiu Nae

Gestiunea complexităţii în deciziile de schimbare

Complexitatea este considerată în zilele noastre una dintre cele mai mari provocări ale managerilor. Ritmul de dezvoltare a societății, interdependenţa industriilor precum și avansul tehnologic rapid au crescut exponențial complexitatea în cadrul companiilor. Luarea deciziilor corecte sau introducerea schimbărilor în cadrul organizaţiei presupun cunoaşterea exactă a realității și evaluarea impactului deciziilor. Aceste condiţii esenţiale devin din ce în ce mai greu de îndeplinit în contextul actual al unei complexități fără precedent.

Există mai multe cauze care au condus astăzi la acest nivel ridicat de complexitate, acestea având însă un numitor comun: erodarea până la dispariţie a granițelor existente în trecut.  Acest proces s-a produs în toate domeniile: ştiințific, geografic, cultural, social. Interdependenţa a devenit cuvântul cheie, şi, de aici, dificultatea de a evalua impactul deciziilor de schimbare. Relaţia cauză-efect este acum mai puțin evidentă. Pentru a avea succes, înțelegerea și gestiunea complexității trebuie să devină  o competență cheie a managerilor. În articolul de față îmi propun să prezint o  metodă de analiză și gestiune a complexității în deciziile de schimbare.

Factorii care au generat complexitatea actuală

Diversitatea:  Companiile se confruntă cu un set complex de provocări caracterizate de diversitate, atât din interiorul cât şi din exteriorul organizaţiei. Managerii trebuie să gestioneze: echipe create ad hoc, diverse sisteme informatice de colaborare, diferite modele de afaceri pentru diverse centre de profit. În afara organizației diversitatea este și mai mare: cerințe eterogene ale clienților, diferite valori culturale, o mulțime de acționări cu diverse aşteptări, diverse sisteme politice, economice, cadrul legislativ diferit de la o țară la alta sau diversitatea strategiilor folosite de concurenți. Adesea, companiile au tendința de a nu considera toate aceste lucruri, fapt care conduce la o adaptare mai slabă la cerințele în creștere ale mediului economic.

Interdependența:  Companiile trebuie să gestioneze un grad fără precedent al interdependenței, practic orice aspect al afacerii este legat de altceva, iar impactul unei schimbări este simțit imediat în toate direcțiile. Deciziile de schimbare luate beneficiază, datorită stucturii interdependente, de un puternic efect multiplicator. Practic, structura creată va adopta decizia chiar dacă e bună sau rea, efectul se va vedea în final. Interdependența pune o greutate foarte mare pe umerii managerilor, predictibilitatea deciziilor fiind din ce în ce mai greu de realizat.

Ambiguitatea: Lumea afacerilor de astăzi este caracterizată de prea multă informaţie, de o claritate din ce în ce mai scăzută în a interpreta şi aplica cunoștințele. Diversitatea datelor economice, interpretarea lor diferită, studiile, scenariile, rezultatele cercetărilor de piață își pierd din relevanță și nu mai oferă suportul necesar în luarea deciziilor. Devine complet neclar: ce diferenţiatori să dezvolți?, ce avantaje competitive?, ce va menține sau dezvolta afacerea?, asupra cărui aspect să mă concentrez dacă toate sunt interconectate?

Schimbarea: Ca și cum cele de mai sus nu ar fi de ajuns, managerii trebuie să gestioneze schimbarea continuă. Chiar dacă ai găsit o soluție temporară referitoare la interdepenedență, diversitate și ambiguitate pentru compania ta, industrie sau problemă personală, situația se poate schimba semnificativ în cursul implementării. Soluțiile de azi pot fi complet nepotrivite mâine.

 Starea de complexitate

Totul este într-o schimbare continuă, noutățile tehnologice apar cu o viteză foarte mare și schimbă regulile valabile până în prezent. O varietate de opțiuni pot fi considerate în procesul de decizie în condițiile în care informația e insuficientă și ambiguă. În funcție de perspectivă, multiple interpretări ale datelor sunt posibile. O înţelegere comună a lucrurilor și un consens sunt greu de obținut. Așadar e nevoie de o metodă de analiză și gestiune a complexității.

Răspunsul companiilor

Răpunsul natural al companiilor la un mediu de afaceri cu o complexitate ridicată a fost crearea unei organizaţii complexe, astfel structura internă trebuia să răspundă mediului exterior. Dar cu cât structura internă era mai complexă, cu atât era mai greu de gestionat. Iar companiile petreceau mai mult timp cu organizarea internă decât să interacționeze cu mediul, unde adevărata valoare e creată.  Aşa se explică faptul că, în prezent, majoritatea companiilor petrec extrem de mult timp cu redefinirea și optimizarea proceselor interne.

Toate cele de mai sus determină complexitatea produsului/serviciului, complexitatea organizației și complexitatea procesului. În vreme de creștere economică este preferabil ca toate cele trei să crească. Deoarece costurile complexității sunt de obicei ascunse, deseori managerii nu sunt conștienți de magnitudinea problemei.  La apariția recesiunii economice sunt greu de identificat soluțiile rapide de creștere a flexibilității, astfel încât compania să se poată adapta la noile condiții din piață sau crearea premiselor pentru o nouă creștere.

1. Complexitatea Produsului/Serviciului este una din situațiile cel mai des întâlnite astăzi, de la companii cu 5 angajați până la marile corporații. Din dorința de a răspunde cât mai bine segmentelor de clienți, companiile personalizează foarte mult fiecare produs/serviciu. Adesea managerii supraestimează dorința clienților de a și plăti pentru asta. Astfel, compania își creşte semnificativ costurile pentru a oferi opțiuni inovatoare pe care în realitate clienții nu sunt dispuși să le plătească, rezultatul obținut fiind o scădere a vânzărilor.

2. Complexitatea organizației crește atunci când compania se extinde pe noi piețe sau creşte varietatea de produse.  Managerii au în minte să stea aproape de clienți pe mai multe piețe, ceea ce se poate obține numai prin creșterea complexității structurii organizației. Aceasta va dubla costurile la diferite niveluri. Acesta va deveni un dezavantaj major când compania își va dori mai multă flexibilitate sau executarea mai rapidă a deciziilor.

3. Complexitatea proceselor este de obicei primul subiect discutat de manageri când vine vorba de eficientizarea afacerii. Întrebarea cheie fiind ,,Cum poate compania executa toate operaţiunile curente mai repede și cu resurse mai puține?" Dar acesta este un punct greşit de pornire. Toate eforturile vor fi în zadar dacă firma nu a atacat încă problema complexității produsului/serviciului sau complexitatea organizației. Reducerea complexității procesului trebuie să fie ultimul pas al acestui demers.

 

Concluzii

Complexitatea este un cost ascuns în afaceri. O complexitate excesivă se formează în mai mulți ani și se instalează în structură, cultură, sisteme informatice sau personal. Aceasta afectează fiecare aspect al afacerii și conduce la o utilizare neoptimizată a resurselor. Din acest motiv este esenţial pentru fiecare companie să păstreze un nivel optim al complexității.

Strategia cea mai bună pentru a supraviețui în mediul de afaceri, cu o complexitate în creștere, este dezvoltarea integrată. Aceasta permite firmelor să introducă schimbările mai ușor și astfel companiile devin mult mai flexibile și adaptabile. Gestiunea eficientă a complexității poate genera un puternic avantaj competitiv. Secretul pentu a obține acest avantaj este depunerea unui efort continuu de a identifica și elimina activitățile care generează complexitate și nu adaugă valoare proceselor de business.

Este absolut clar pentru toată lumea că gradul de complexitate din business este în continuă creștere și nimic nu va mai seamănă cu ce a fost normal până acum. Practic, situația de astăzi reprezintă noua normalitate (The New Normal), iar fiecare manager trebuie să fie conștient de acest lucru. Singurul răspuns la schimbarea continuă este înțelegerea și adaptarea permanentă. Eșecul nu este o opțiune.


Laurentiu Nae este Cofondator Digital Twin

Partenerul Siemens Industry Software specializat automotive în România.
Digital Twin oferă produse și servicii pentru digitalizarea proceselor industriale cu soluții NX CAD, NX CAM și Teamcenter PDM



Accept cookie

Acest site web utilizează module cookie în scopuri funcţionale, de confort şi statistică.

Dacă sunteţi de acord cu această utilizare a modulelor cookie, faceţi clic pe "Da, sunt de acord". Termeni si conditii

Nu sunt de acord Accept doar cookie functional Da, sunt de acord