Managementul informatizat al proiectelor

Management & Calitate

de Mircea Badut

Managementul informatizat al proiectelor

Apar în viaţa oricărei organizaţii/întreprinderi – oricât de mare sau de IMM-e este aceasta – anumite activităţi neordinare care presupun o intensă concentrare de concepţie şi de resurse, activităţi asumate uzual pentru a modifica ceva în funcţionarea acelei întreprinderi. Le numim proiecte pentru că ele pornesc de la o idee (de business), de la un concept iniţial, de la o iniţiativă ce-şi propune o schimbare structurală semnificativă. 

Planificarea proiectelor în organizaţie

Conceptul iniţial al unui proiect poate fi de diverse naturi, şi vizând diferite modificări:

crearea unei secţii noi în cadrul întreprinderii;

modificarea fluxului de procesare (logistică, producţie);

extinderea cantitativă a fluxului de procesare;

modernizarea unei instalaţii industriale de procesare;

automatizarea/informatizarea unui flux sau a unui proces din organizaţie;

monitorizarea/studierea extensivă a unui fenomen sau a unei situaţii;

atacarea unei pieţe noi, o campanie de marketing;

implementarea unui nou standard internaţional;

obţinerea unei certificări pentru produse/servicii (gen ISO, BSI, CEN, CENELEC, ETSI);

instruirea personalului (calificări, perfecţionări, reconversii profesionale); ş.a.m.d.

Observăm că majoritatea exemplelor generice (precum şi a celor necuprinse aici dar existente în realitate sau ima ginabile) sunt de fapt proiecte de investiţii. Investiţii structurale, de sorginte materială sau spirituală.

Modificări de fond prin care organizaţia – fie ea o întreprindere trans-naţională, o instituţie guvernamentală sau o mică afacere de cartier – încearcă să se adapteze la condiţiile economice şi sociale evolutive. 

 

Mai observăm şi aspectul definitoriu că aceste activităţi au finitudine (ca timp, în principal) şi scop (obiectiv). Am menţionat împreună aceste două caracteristici pentru că ele trebuie asimilate ca fiind interdependente. (E adevărat că le-am putea substitui prin conceptul „finalitate”, însă am pierde din sugestivitatea lor individuală, importantă în ceea ce se numeşte ,,management de proiect”.) 

Proiectele şi factorul uman

În multe culturi avansate se practică de secole pregătirea chibzuită a proiectelor importante. În zilele noastre doar abordarea este nouă, informatizarea aducând şi aici (nesurprinzător, de altfel) câştigul eficienţei şi al adaptabilităţii. 

Managementul proiectelor este de fapt al oamenilor: la fiecare proiect există cel puţin un responsabil de proiect (manager de proiect). Poate fi acelaşi om cu cel care a conceput/propus proiectul structural (ceea ce ar constitui un factor motivaţional), sau doar cel desemnat să asigure implementarea proiectului. Oricum, managerul de proiect poartă principala răspundere privind iniţierea, derularea şi finalizarea proiectului. Are deci nevoie, în primul rând, să înţeleagă esenţa proiectului, modul de implementare şi finalitatea proiectului. Apoi, în abordarea analitică/operaţională, managerul de proiect trebuie să poată gestiona facil resursele, procedurile şi termenele implicate. Ei bine, toate acestea pot beneficia de asistenţă informatică, fie printr-un set coerent de documente (textuale, tabelare, grafice) în care el îşi reprezintă aceste entităţi şi procese, fie printr-o aplicaţie software dedicată managementului de proiecte.

Structuralitatea managementului de proiect

Putem identifica următoarele faze/aspecte privind managementul informatizat al proiectelor:

  • analiza contextului proiectului (înţelegerea mediului şi a aspectelor importante pentru proiect);
  • identificarea componentelor/resurselor şi descrierea/captarea datelor specifice (identificare, structuralitate, proceduri asociate, dependenţe);
  • analiza/prepararea temporală (termen global de finalizare, termene parţiale, faze compo-nente, timpi normaţi/prestabiliţi pentru procese/faze, secvenţialităţi condiţionate, posibilităţi de paralelism, rezerve de timpi, etc);
  • cunoaşterea/alegerea abordărilor informatice privind planificarea proiectului (simbolizare şi tratare);
  • cunoaşterea/alegerea reprezentărilor grafice ale structurii cvasi-secvenţiale a proiectului (grafice Gannt, calea/înlănţuirea critică, lanţ de eveniment, reţele PERT, etc);
  • reprezentarea grafică/simbolică a fazelor, termenelor, conexiunilor şi resurselor proiectului, şi respectiv completarea datelor semnificative pentru proiect (date asociate entităţilor reprezentate);
  • cunoaşterea/reprezentarea ierarhiilor de conducere şi a competenţelor personalului;
  • stabilirea de conexiuni cu persoanele şi resursele ne-materiale implicate în proiect;
  • comunicarea proiectului către persoane/departamente adiacente;
  • urmărirea implementării/derulării (fazelor) proiectului în corelaţie cu reprezentarea informatică, şi respectiv completarea/actualizarea (în timp real sau off-line) a datelor evolutive;
  • generarea de rapoarte privind fazele proiectului, privind resursele consumate;
  • generarea de referate privind necesarul de resurse;
  • documentarea diverselor probleme/aspecte implicate prin/în derularea proiectului (documentări tactice cu aspecte tehnico-economice, dar şi documentări strategice privind efecte/propuneri pe termen lung).

Am inclus în enumerare nu doar faza de implementare a proiectului, ci şi faze pregătitoare şi ulterioare: asimilarea, adaptarea proceselor adiacente din fluxul logistic productiv, monitorizarea şi analiza rezultatelor, documentarea propunerilor de extindere/generalizare (dacă au fost proiecte pilot), etc.

Vom ţine cont şi că deseori urmărirea derulării unui proiect nu înseamnă doar monitorizarea lui, ci şi controlarea, în sensul de reajustare dinamică pentru optimizarea derulării sau pentru corectarea unor aspecte.

Abrevieri:

PMS – Project Management System; PPS – Project Planning System; EPM – Enterprise Project Management; PERT – Project Evaluation and Review Technique; CCPM – Critical Chain Project Management Soluţii software: 5pm; AtTask; CA Clarity PPM; Clarizen; Changepoint; EPM Live; enQuire; Genius Inside; in-Step; Microsoft Office Project Server; OpenERP; Oracle Project Portfolio Management; Planisware; Primavera Project Planner; Project-Open; PSNext; SAP Business ByDesign; Teamcenter; Teamwork; Tenrox; Tuleap; WorkPLAN Enterprise.  


Mircea Băduţ este inginer, consultant CAD/IT



Accept cookie

www.ttonline.ro utilizează fişiere de tip cookie pentru a personaliza și îmbunătăți experiența ta pe Website-ul nostru.

Te informăm că ne-am actualizat politicile pentru a integra în acestea și în activitatea curentă a www.ttonline.ro cele mai recente modificări propuse de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera
circulație a acestor date. Înainte de a continua navigarea pe Website-ul nostru, te rugăm să aloci timpul necesar pentru a citi și înțelege conținutul Politicii de Cookie.

Prin continuarea navigării pe Website-ul nostru confirmi acceptarea utilizării fişierelor de tip cookie conform Politicii de Cookie. Îți mulțumim pentru acest accept și nu uita totuși că poți modifica în orice moment setările acestor fişiere cookie urmând instrucțiunile din Politica de Cookie.

Da, sunt de acord