Semnalarea neregulilor referitoare la funcţionarea sistemului de management (SM)

Management & Calitate

de Mihai Gheorghe

Pe parcursul acestui material vom prezenta  o modalitatea de semnalare, de către angajaţi sau colaboratori, a neregulilor identificate în funcţionarea sistemului de mana­gement. Vom prezenta unele măsuri privind protecţia angajaţilor care au reclamat sau au sesizat încălcări ale reglementărilor, săvârşite de angajaţii organizaţiei.

 

1. Definiţii ale termenilor:

 

  • Semnalarea unei nereguli: Sesizarea făcută cu bună-credinţă cu privire la orice faptă care presupune o încălcare a legii, a normelor interne, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienţei, eficacităţii, economicităţii şi transparenţei.
  • Avertizor: Persoana care face o sesizare potrivit lit.a) şi care este încadrată în cadrul organizaţiei.
  • Comisie de disciplină: Comisia însărcinată cu atribuţii de cercetare disciplinară, prevăzute în regulamentele de organizare şi funcţionare ale organizaţiei sau în procedurile interne.

 

2. Aspecte prealabile. Descrierea formularelor aplicabile

2.1. Principii generale

Principiile care guvernează protecţia avertizării (semnalării neregulilor) sunt următoarele:

a. principiul responsabilităţii, conform căruia orice persoană care semnalează încălcări ale legii este datoare să susţină reclamaţia cu date sau indicii privind fapta săvârşită;

b. principiul nesancţionării abuzive, conform căruia nu pot fi sancţionate persoanele care reclamă sau sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect;

c. principiul bunei administrări, conform căruia organizaţia este datoare să îşi desfăşoare activitatea cu un grad ridicat de profesionalism, în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a folosirii resurselor;

d. principiul bunei conduite, conform căruia este ocrotit şi încurajat actul de avertizare cu privire la aspectele de integritate morală şi bună administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativă şi prestigiul organizaţiei;

e. principiul bunei credinţe, conform căruia este ocrotită persoana încadrată în organizaţie, care a făcut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legii sau a reglementărilor interne.

 

2.2. Semnalarea încălcărilor reglementărilor interne aplicabile sistemului de management

Semnalarea unor fapte prevăzute de normele interne ca fiind abateri disciplinare, contravenţii, infracţiuni sau încălcări ale normelor interne constituie avertizare şi priveşte:

a. neregulile în legătură cu activităţile desfăşurate de angajat în organizaţie sau în afara ei, dar au legătură cu organizaţia;

b. practici sau tratamente preferenţiale ori discriminatorii în exercitarea atribuţiilor unor funcţii din organizaţie;

c. încălcarea prevederilor privind incom­pa­tibilităţile şi conflictele de interese;

d. folosirea abuzivă a resurselor organizaţiei;

e. încălcări ale reglementărilor în privinţa accesului la informaţii şi a transparenţei decizionale;

f. incompetenţa sau neglijenţa în serviciu;

g. evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare şi eliberare din funcţie;

h. încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii şi a reglementărilor interne;

i. emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare;

j. administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului public şi privat al organizaţiei;

 

2.3 Protecţia angajaţilor care semnalează nereguli

În faţa comisiei de disciplină, angajatul care a semnalat o neregulă beneficiază de protecţie după cum urmează:

a. respectivul angajat beneficiază de prezumţia de bună credinţă, până la proba contrară;

b. în situaţia în care cel reclamat este şef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuţii de control, inspecţie şi evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia de disciplină va asigura protecţia avertizorului, ascunzându-i identitatea;

c. în măsura posibilului, organizaţia exclude orice consecinţă pentru sesizările făcute cu bună-credinţă.

 

2.4 Dispoziţii speciale privind semnalarea neregulilor de către persoanele cu atribuţii de control

2.4.1 Persoanele cu atribuţii de control sunt obligate să înştiinţe­ze conducerea organizaţiei sau, după caz, organul abilitat de lege, să constate săvârşirea infracţiunilor, cu privire la orice date din care rezultă indicii că s-a efectuat o operaţiune sau un act ilicit ce poate atrage răspunderea penală.

2.4.2 Persoanele cu atribuţii de control sunt obligate, în cursul efectuării actului de control, să procedeze la asigurarea şi conservarea urmelor infracţiunii, a corpurilor delicte şi a oricăror mijloace de probă ce pot servi pentru anchetă.

2.4.3 Îndeplinirea, cu bună-credinţă, a obligaţiilor prevăzute la art. 2.4.1 nu constituie o încălcare a secretului profesional şi nu atrage răspunderea conform reglementărilor interne.

2.4.4 Neîndeplinirea cu rea-credinţă a obligaţiilor prevăzute la art. 2.4.1 constituie infracţiuni şi se pedepsesc potrivit reglementărilor interne.

3. Descrierea procesului

3.1. Persoanele care pot semnala cazuri de aba­teri şi de nereguli sunt:

  • orice angajat al organizaţiei;
  • orice persoană care nu are un contract de muncă cu organizaţia, dar îşi desfăşoară activitatea în cadrul organizaţiei, în baza unui contract de prestări de servicii încheiat între organizaţie şi o terţă parte;
  • reprezentanţii unor instituţii/organizaţii cu care organizaţia  a avut sau are diverse relaţii.

 

3.2. Prin abateri şi nereguli se înţelege:

  • orice încălcare a procedurilor, normelor interne şi a prevederilor codului etic;
  • orice încălcare a altor reglementări legale, norme sau reglementări aplicabile, coduri de practică sau declaraţii profesionale;
  • management defectuos;
  • abuz de putere;
  • un pericol pentru sănătatea şi siguranţa muncii şi protecţia mediului;
  • alte cazuri grave de conduită socială necores­pun­zătoare;
  • ascunderea oricărei neglijenţe sau neconformităţi.

 

3.3. Procedura de urmat pentru angajaţi atunci când doresc să raporteze nereguli

 

3.3.1. Dacă angajatul suspectează abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat să acţioneze imediat, în conformitate cu gravitatea abaterii sau a neregulii observate;

3.3.2. Dacă există motive justificate de suspiciune privind o abatere sau o neregulă, acestea trebuie argumentate cu fapte relevante existente şi dovezi. Pe de altă parte, persoanei care le semnalează i se recomandă cu insistenţă să nu facă investigaţii pe cont propriu, ci să sesizeze persoanele responsabile, conform prevederilor stabilite. 

3.3.3. Dacă o persoană decide, pe baza unei analize atente, că este cazul să facă o sesizare privind o neregulă constatată, va completa formularul  de sesizare a neregulilor  şi îl va transmite  uneia dintre persoanele menţionate mai jos (în funcţie de natura problemei):

  • Şeful subdiviziunii organizatorice în care s-a constatat neregula (dacă şeful res­pectivei subdiviziuni organizatorice nu are vreo implicaţie); dacă şeful subdiviziunii organizatorice are vreo implicaţie, se va sesiza şeful ierarhic superior sau unul din factorii prezentaţi în continuare;
  • Managerul SM;
  • Directorul general.

 

3.3.4. Confidenţialitate

3.3.4.1. Dacă, din orice motiv, persoana care face sesizarea doreşte să i se asigure confidenţialitate cu privire la identitatea sa, persoana care primeşte sesizarea are obligaţia de a păstra confidenţialitatea;

3.3.4.2. Acces la cutia de sesizări au persoanele: ...

3.3.4.3. Managerul SM verifică zilnic respectiva cutie de sesizări.

3.3.4.4. Plicurile cu sesizări se înregistrează şi se înmânează persoanei destinatar.

3.3.4.5. Până pe data de 10 a fiecărei luni,  responsabilul cu gestionarea sesizărilor va transmite Directorului general o listă a sesizărilor primite în luna anterioară.

3.4. Înregistrarea, raportarea şi urmărirea sesizărilor

3.4.1. Pentru fiecare sesizare în parte privind o neregulă, se completează formularul numit „Formular sesizare”. Formularul se completează de către persoana care sesizează neregula.

3.4.2. Managerul SM va avea un registrupri­vind evidenţa sesizării neregulilor.

3.4.3. Dacă primitorul sesizării este şeful unei subdiviziuni organizatorice sau Managerul SM,aceştia vor înregistra în registrul de evidenţă a sesizărilor fiecare sesizare primită;

3.4.4. Primitorul sesizării va analiza şi va investiga cu toată răspunderea sesizarea primită.

3.4.5. În formularul de sesizare a neregulilor, persoana care primeşte sesizarea va menţiona şi acţiunile care trebuie întreprinse pentru a preveni agravarea situaţiei şi pentru a elimina cauza apariţiei neregulilor semnalate; se vor menţiona acţiuni, termene şi responsabili. Se va menţiona, de asemenea şi persoana responsabilă de constatarea gradului în care neregula a fost rezolvată.

3.4.6. În cazul în care persoana care primeşte sesizarea unei nereguli este şeful unei subdiviziuni organizatorice, acesta, după o primă investigaţie – şi când se consideră că sesizarea are o susţinere suficientă - va informa ... (ex.: Director general) şi, împreună, decid cum trebuie tratată problema în continuare, inclusiv posibilitatea iniţierii unor acţiuni disciplinare împotriva făptuitorului.

3.4.7. În cazuri deosebite, Directorul general va numi o comisie de cercetare disciplinară, pentru analiza şi investigarea situaţiei semnalate.

3.4.8. După finalizarea tuturor acţiunilor im­­puse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, primitorul sesizării va păstra formularul de sesizare (completat corespunzător) într-un dosar numit „Semnalare nereguli”. Timp de păstrare: 5 ani de la finalizarea acţiunilor care au dus la eliminarea neregulii constatate.

3.4.9. După finalizarea acţiunilor de eliminare a neregulii constatate, în funcţie de natura neregulii semnalate, primitorul sesizării va informa persoana care a făcut sesizarea cu privire la soluţionarea neregulii semnalate.

 

4. Responsabilităţi şi obligaţii în derularea procesului:

4.1  Directorul general (sau persoana desemnată de acesta):

a. analizează toate sesizările care îi sunt adresate;

b. decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute, cât şi cauzele care au dus la apariţia acestora;

c. când se impune, numeşte o comisie de cercetare disciplinară pentru investigarea neregulilor semnalate;

d. încurajează orice persoană care doreşte sa semna­leze şi să discute despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în organizaţie, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă gravă din partea unuia sau a mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin în organizaţie.

 

4.2 Şefii de subdiviziuni organizatorice:

a. analizează toate sesizările care le sunt adresate;

b. decid acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute, cât şi cauzele care au dus la apariţia acestora;

c. încurajează orice persoană din subordine care doreşte să semnaleze o neregulă;

d. raportează Directorului general toate sesizările primite;

e. înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor pe o perioadă de ...

 

4.4 Managerul SM:

a. analizează toate sesizările care îi sunt adresate;

b. decide acţiunile necesare  eliminării atât a neregulilor apărute, cât şi a  cauzelor care au dus la apariţia acestora;

c. încurajează orice persoană care doreşte să semnaleze şi să discute despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în organizaţie, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă gravă din partea unuia sau a mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin în organizaţie;

d. raportează Directorului general toate sesizările primite;

e. înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor.

 

4.5. Angajaţi şi colaboratori-parteneri:

a. sunt obligaţi să informeze Managerul SM, şefii de subdiviziuni organizatorice sau Directorul general, asupra situaţiilor în care iau cunoştinţă de nereguli grave sau de încălcări ale procedurilor, ale reglementărilor legale şi ale regulamentelor aplicabile.

 

5. Lista formularelor aplicabile:

  • Formular sesizare.
  • Registru evidenţă sesizări. 

Mihai Gheorghe este dr. ing. Director Calitate Indaco Systems



Accept cookie

www.ttonline.ro utilizează fişiere de tip cookie pentru a personaliza și îmbunătăți experiența ta pe Website-ul nostru.

Te informăm că ne-am actualizat politicile pentru a integra în acestea și în activitatea curentă a www.ttonline.ro cele mai recente modificări propuse de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera
circulație a acestor date. Înainte de a continua navigarea pe Website-ul nostru, te rugăm să aloci timpul necesar pentru a citi și înțelege conținutul Politicii de Cookie.

Prin continuarea navigării pe Website-ul nostru confirmi acceptarea utilizării fişierelor de tip cookie conform Politicii de Cookie. Îți mulțumim pentru acest accept și nu uita totuși că poți modifica în orice moment setările acestor fişiere cookie urmând instrucțiunile din Politica de Cookie.

Da, sunt de acord