Participarea cu succes la târguri şi expoziţii (II)

T&T Plus

de Luminita Constantin

Revenim, aşa cum am promis, cu partea a doua a articolului referitor la participarea cu succes la târguri şi expoziţii naţionale şi internaţionale. Dar, mai întâi, aş dori să vă mulţumesc pentru feedback-ul Dvs. vis- a-vis de încercarea noastră de a veni cu sfaturi în sprijinul expozanţilor români. Ne-a bucurat foarte mult să aflăm că suntem folositori. Cu scuzele de rigoare pentru probleme tehnice apărute, menţionez, încă o dată, adresa blogului meu: constantinluminitacristina.wordpress.com

Am văzut în prima parte a articolului nostru că, odată stabilită strategia de dezvoltare a companiei, revine în sarcina departamentului de marketing stabilirea scopurilor participării la târg şi selecţia târgului potrivit pentru atingerea acestor obiective. În continuare, veţi găsi etapele ce trebuiesc parcurse în organizarea participării.

 

Stabilirea bugetului

De îndată ce s-a ales târgul potrivit, se va decide bugetul alocat pentru buna desfăşurare a participării. La o primă participare, estimarea corectă a costurilor va fi destul de dificil de realizat, vor apărea mereu costuri suplimentare, greu de prevăzut. La următoarea ediţie, având în spate experienţa deja acumulată, veţi putea realiza acest lucru cu mai multă precizie. Factorii principali de care trebuie să ţineţi cont atunci când vă calculaţi bugetul sunt:

 

  • Costurile de bază (chiria spaţiului, racordarea la instalaţia electrică şi cea de apă, procesarea formularului de înregistrare, permise suplimentare de expozanţi, tichete de parcare etc);
  • Costurile cu realizarea standului ex­­­po­ziţional (design, construcţie, asamblare şi dezasamblare, amenajare: mochetă, mobilier, aparatură, postere, fotogra­fii, roll-up-uri, elemente speciale de design, asigurare, cură­ţenie);
  • Costurile generate de transportul şi ma­­nipularea în cadrul standului expoziţional a mostrelor ce vor fi prezentate;
  • Costurile de promovare şi de comunicare integrată (publicitate în cadrul târgului sau pe pagina de internet a acestuia, invitaţii, vouchere de intrare pentru invitaţi, materiale publicitare, marketing direct, matchmaking on line sau on site, conectare la internet, evenimente speciale, catering la stand etc);
  • Costurile de deplasare şi de instruire a personalului prezent la stand (transport, cazare, diurnă, masă, cursuri specializate);
  • Alte costuri - evaluarea participării, activităţi de follow-up (cum ar fi scrisorile de mulţumire, transmiterea documentelor).

 

Planul de acţiune

Pasul imediat următor stabilirii bugetului de participare este acela de a numi persoana responsabilă cu participarea la târg, coordonatorul de stand. Acesta va stabili planul de acţiune şi calendarul aferent acestuia. După ce se va fi informat, cu mare atenţie, asupra condiţiilor de participare, responsabilul de stand va completa şi va trimite formularul de înscriere la târg. Aici aş dori în mod special, să atrag atenţia participanţilor români atât în vederea transmiterii la timp a formularului de înregistrare (deţinem, din păcate, un record în ceea ce priveşte înscrierea în ultimul moment), cât şi în privinţa retragerii participării (în condiţiile de participare sunt stipulate termenele în care retragerea participării se poate face fără perceperea unor taxe de penalizare).

 

Înregistrarea la târg este indicat a fi făcută cu cel puţin 6-9 luni înainte de începerea târgului. Înscrierea târzie a standului atrage după sine o serie de consecinţe ce influenţează succesul participării. De la poziţionarea standului, la lipsa timpului pentru pregătirea corespunzătoare participării - invitarea vizitatorilor de specialitate, imposibilitatea comandării unor servicii, apariţia în catalogul printat, înscrierea la diferite evenimente - sau chiar la imposibilitatea participării în cazul târgurilor care nu mai au spaţiu liber etc. Este recomandată studierea paginii de internet a târgului pentru a afla care este data limită de înscriere şi, mai ales, respectarea acesteia.

 

Planificarea deplasării

Târgurile internaţionale (în special cele lider la nivel mondial) se bucură de un număr mare de participanţi, expozanţi şi vizitatori. Drept urmare, cele mai avantajoase oferte de cazare şi de deplasare se vor epuiza rapid. Pentru a putea beneficia de aceste oferte, vă recomandăm planificarea din timp a deplasării. Puteţi apela fie la agenţiile de turism sau la site-ul târgului unde puteţi găsi sugestii sau link-uri către companiile de specialitate, în conformitate cu bugetul alocat.

 

Standul expoziţional

Standul expoziţional este, practic, cartea de vizită a expozantului. Acesta trebuie să corespundă atât în ceea ce priveşte funcţionalitatea cât şi din punct de vedere al identităţii vizuale a companiei. În funcţie de numărul şi de mărimea exponatelor alese pentru a fi prezentate, se vor decide tipul şi mărimea standului, dar şi compartimentarea acestuia. Pe lângă suprafaţa de prezentare a exponatelor şi spaţiul dedicat discuţiilor, trebuie avute în vedere şi spaţiile dedicate depozitării, garderobei şi, dacă este cazul, bucătăriei şi zonei de servit masa.

Pentru varianta construirii standului în regie pro­prie trebuie ţinut cont de prevederile şi informaţiile tehnice puse la dispoziţie de către organizatorii de târguri şi expoziţii, în vederea realizării unui stand ce respectă normele de siguranţă. Dacă nu aveţi experienţă sau nu doriţi realizarea standului în regie proprie, puteţi apela atât la companiile specializate, cât şi la variantele oferite de organizatori, aşa-numitele pachete de târg (fair-packages). Pachetele de târg au avantajul că includ, pe lângă construcţia şi amenajarea standului şi o serie de servicii necesare participării, la preţuri mai avantajoase.

Prezentarea exponatelor ar trebui să ţină cont de sintagma „calitate, nu cantitate”. Aglomerarea suprafeţei de prezentare este contraindicată. Produsele prezentate trebuie să beneficieze de o iluminare corespunzătoare pentru a fi observate mai uşor de către cei interesaţi şi, pe cât posibil, de un design atrăgător. Materialele publicitare (broşuri, prospecte, postere sau roll-upuri) prezentate cu ocazia târgurilor internaţionale vor fi realizate într-o limbă de circulaţie internaţională (de obicei, în limba engleză) şi, dacă este posibil, chiar în limba ţării gazdă.

 

Planificarea şi trainingul personalului de la stand

Dacă standul este cartea de vizită a companiei şi are rolul de a atrage vizitatorii, personalul prezent în stand este liantul ce poate asigura succesul participării. Fiecare vizitator este un potenţial client, iar convingerea lui ţine de arta vânzătorului. De aceea, rolul coordonatorului de stand este de a selecta reprezentaţi competenţi, care pe lângă cunoştinţe tehnice, de vânzări şi marketing, au şi competenţe lingvistice şi sociale. Cu cât personalul este mai motivat şi mai calificat, cu atât sunt şanse de a realiza vânzări mai mari sau de a realiza cât mai multe contacte noi.

 

Există o serie de cursuri şi seminarii pentru pregătirea personalului prezent în stand în domenii, precum: derularea dialogului de afaceri, argumentare, tehnica întrebărilor în negociere etc. Pentru buna organizare a standului se impune stabilirea, încă de la început, a responsabilităţilor fiecărui participant din stand.

 

Promovare şi Comunicare

Aşa cum am arătat la capitolul costuri, promovarea şi comunicarea participării cu stand la un astfel de eveniment ocupă un loc important. Se poate opta pentru publicitate outdoor în cadrul centrului expoziţional, pe site-ul târgului, în varianta printată a catalogului târgului sau în paginile publicaţiilor de specialitate distribuite oficial în cadrul târgului. Mapa de presă este un alt instrument important de comunicare. Aceasta trebuie sa conţină, pe lângă comunicatul de presă, informaţii utile şi, eventual, poze. Pentru atragerea unui număr cât mai mare de vizitatori de specialitate se pot trimite invitaţii personalizate, în care să includeţi bilete de intrare la târg şi să specificaţi hala şi numărul standului în care puteţi fi găsiţi.

Majoritatea organizatorilor de târguri şi expoziţii din Germania, având la dispoziţie propriile baze de expunere pot oferi, contra cost, servicii de matchmaking online sau onsite. Vă recomand să luaţi în considerare aceste servicii, mai ales dacă nu aţi dispus de timp suficient pentru pregătirea participării.

Un alt mod eficient de atragere a potenţialilor clienţi este organizarea în cadrul standului a unor prezentări, talkshow-uri, demonstraţii, degustări etc.

 

Evaluare şi follow-up

Odată cu încheierea evenimentului se vor derula activităţile de follow-up şi, mai apoi, cele de evaluare a participării. În cel mai scurt timp posibil, se vor trimite informaţiile, materialele sau cotaţiile promise partenerilor de discuţie de la stand. Aceasta este perioada în care, practic, se pot concretiza colaborările începute la târg, de aceea vă recomand să fiţi proactivi.


Luminița Constantin este Reprezentanta Deutsche Messe și Messe Berlin în România



Accept cookie

www.ttonline.ro utilizează fişiere de tip cookie pentru a personaliza și îmbunătăți experiența ta pe Website-ul nostru.

Te informăm că ne-am actualizat politicile pentru a integra în acestea și în activitatea curentă a www.ttonline.ro cele mai recente modificări propuse de Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera
circulație a acestor date. Înainte de a continua navigarea pe Website-ul nostru, te rugăm să aloci timpul necesar pentru a citi și înțelege conținutul Politicii de Cookie.

Prin continuarea navigării pe Website-ul nostru confirmi acceptarea utilizării fişierelor de tip cookie conform Politicii de Cookie. Îți mulțumim pentru acest accept și nu uita totuși că poți modifica în orice moment setările acestor fişiere cookie urmând instrucțiunile din Politica de Cookie.

Da, sunt de acord